Política de Privacidad, Tratamiento Automatizado y Protección de Datos Personales – Vibes Fest Panama 2026

Declaración de Compromiso Corporativo

En Vibes Inc. (en adelante denominada de forma indistinta como "la Organización" o "el Responsable"), nos tomamos con la máxima seriedad, rigurosidad técnica y responsabilidad legal la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información personal de nuestros usuarios, compradores, patrocinadores y asistentes (en adelante denominados de forma conjunta como "el Titular" o "el Usuario").

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") tiene como objeto informar de manera clara, transparente, detallada y expresa al Titular sobre los métodos, procedimientos, finalidades, bases legales y salvaguardas tecnológicas aplicadas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento general de sus datos personales. Todo ello en estricto cumplimiento y alineación con la Ley N° 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, su Reglamento contenido en el Decreto Ejecutivo N° 285 de 28 de mayo de 2021, y demás normativas concordantes, complementarias y sectoriales vigentes.

Al interactuar con nuestro portal web oficial vibesfestpa.com, registrarse en nuestras bases de datos, adquirir boletos, descargar o utilizar la aplicación móvil oficial del festival, o consentir el escaneo de sus dispositivos de acceso en el Recinto, el Titular otorga su consentimiento previo, expreso, informado e inequívoco para el tratamiento de sus datos bajo los parámetros aquí descritos.

Cláusula Primera: Responsable del Tratamiento de los Datos

La entidad jurídica responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el marco de la organización, promoción y ejecución de Vibes Fest Panama 2026 es:

• •Nombre Comercial: Vibes Inc.
• •Canal Oficial de Atención al Titular: Correo electrónico exclusivo info@vibesfestpa.com
• •Dirección de Contacto Legal: Ciudad de Panamá, República de Panamá.

El Titular podrá dirigir cualquier comunicación, consulta, queja o solicitud de ejercicio de derechos relacionados con sus datos personales única y exclusivamente al canal oficial de atención señalado, el cual es administrado por el Oficial de Privacidad de la Organización.

Cláusula Segunda: Categorías de Datos Personales Objeto de Tratamiento

Para el correcto desarrollo de los servicios asociados al festival, la Organización recolectará y tratará las siguientes categorías de datos personales, clasificados según su naturaleza:

1. Datos de Identificación General y Contacto: Nombre completo, número de Cédula de Identidad Personal (para ciudadanos panameños o residentes) o número de Pasaporte Oficial (para ciudadanos extranjeros), fecha de nacimiento, edad, sexo, dirección de correo electrónico principal, número de teléfono móvil, país de residencia y cuentas oficiales de redes sociales (Instagram, TikTok, etc.) si el registro se realiza mediante redes.
2. Datos Financieros y de Facturación: Historial de compras dentro de la Ticketera Oficial, dirección de facturación, los últimos cuatro (4) dígitos de las tarjetas de crédito o débito utilizadas para la transacción, tipo de franquicia bancaria y registros de transacciones comerciales. Nota legal: La Organización no almacena directamente las credenciales completas de tarjetas ni códigos de seguridad (CVV), delegando dicho tratamiento en pasarelas de pago certificadas bajo estándares PCI-DSS.
3. Datos Técnicos de Navegación e Interacción Digital: Dirección IP, identificadores únicos de dispositivos móviles (IMEI/UUID), datos de geolocalización (si se autoriza en la aplicación móvil), tipo de navegador web utilizado, cookies de sesión y comportamiento de navegación dentro del dominio vibesfestpa.com capturado por herramientas analíticas.
4. Datos de Registro Financiero Cashless: Saldos cargados, historial detallado de consumos horarios, barras o comercios específicos visitados dentro del predio de Río Hato, e identificador único del microchip RFID integrado en el brazalete oficial del Asistente.
5. Datos Biométricos e Imágenes (Datos Sensibles): Fotografías, grabaciones de video de alta definición y registros de voz captados por las cámaras fijas de circuito cerrado de televisión (CCTV) destinadas a la seguridad interna, así como por los equipos de registro audiovisual promocional de la Organización desplegados en el Recinto los días viernes 14 y sábado 15 de agosto de 2026.

Cláusula Tercera: Finalidades Explícitas del Tratamiento

En apego estricto al Principio de Finalidad dictado por la Ley 81 de 2019, la Organización recolectará y tratará los datos personales del Titular exclusivamente para el cumplimiento de los siguientes objetivos legítimos:

1. Gestión Operativa y Logística del Evento: Procesamiento, emisión, personalización, validación y control de seguridad de los boletos de acceso, abonos y brazaletes oficiales. Fiscalización de la edad mínima requerida (18+) en los torniquetes de acceso del Recinto en Río Hato, Coclé.
2. Operación del Ecosistema Financiero Cashless: Vinculación de los fondos económicos de los usuarios a sus respectivos microchips RFID, procesamiento de pagos internos, auditoría de transacciones en barras y food trucks, y gestión del proceso de devolución del 40% del saldo remanente no utilizado según los términos contractuales del festival.
3. Seguridad y Orden Público: Prevención de fraudes, duplicidad de entradas o suplantación de identidad. Monitoreo mediante circuito cerrado de televisión (CCTV) para garantizar la integridad física de los asistentes, el personal técnico y los artistas, y cooperar activamente con los estamentos de seguridad del Estado (Policía Nacional, SINAPROC, Cuerpo de Bomberos).
4. Mercadeo, Publicidad y Prospección Comercial: Envío masivo o segmentado de boletines informativos, actualizaciones de logística, ofertas comerciales, preventas exclusivas, encuestas de satisfacción y promociones relacionadas con Vibes Fest Panama 2026 y futuras ediciones o eventos organizados por Vibes Inc.
5. Soporte Técnico y Atención al Consumidor: Canalización de requerimientos, solución de incidencias en la plataforma de compra, gestión de quejas y respuestas a solicitudes dirigidas al canal de atención.

Cláusula Cuarta: Base Legal y Legitimación del Tratamiento

La Organización procesa los datos personales del Titular amparándose en las siguientes bases de legitimación jurídica contempladas en el ordenamiento panameño:

• •El Consentimiento del Titular: Otorgado de forma libre, específica, informada e inequívoca mediante la aceptación digital de esta Política al momento de registrarse en la web, rellenar formularios de contacto, suscribirse al newsletter, o activar cuentas en las aplicaciones del festival.
• •La Ejecución de Relación Contractual: El tratamiento de los datos de identificación, facturación y Cashless es un requisito técnico indispensable para cumplir con las obligaciones derivadas del contrato de compraventa de boletos adquirido por el Asistente bajo los Términos y Condiciones del evento.
• •El Interés Legítimo de la Organización: Aplicable al tratamiento de imágenes por motivos de seguridad interna (CCTV) y para la explotación publicitaria lícita del material promocional (Aftermovies) del festival, conforme a la autorización de cesión de derechos de imagen otorgada por el Asistente al ingresar al Recinto.

Cláusula Quinta: Transferencia, Cesión y Flujo Internacional de Datos

Para garantizar la eficiencia operativa de Vibes Fest Panama 2026, la Organización podrá realizar transferencias o asignaciones de datos personales (Flujo Transfronterizo) a terceras entidades, las cuales actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento bajo estrictos contratos de confidencialidad. Las cesiones autorizadas se limitan a:

1. La Ticketera Oficial del Festival: Entidad encargada de la infraestructura tecnológica de venta de boletos, el procesamiento de pagos y la emisión de los códigos QR de acceso.
2. Proveedores de Servicios Tecnológicos y de Alojamiento: Empresas proveedoras de servicios de servidores en la nube, bases de datos automatizadas, herramientas de analítica web (como Vercel, Google Analytics, etc.) y plataformas de automatización de correos masivos (E-mail Marketing), cuyas infraestructuras de servidores pueden localizarse fuera de la República de Panamá, garantizando siempre estándares de seguridad equivalentes o superiores.
3. Autoridades Judiciales o Administrativas: Transmisión de datos obligatoria en cumplimiento de mandatos legales, decretos de emergencia, investigaciones penales por uso de sustancias ilícitas o alteración del orden, o requerimientos formales emitidos por el Ministerio Público, el Ministerio de Salud (MINSA) o la Policía Nacional de Panamá.

Vibes Inc. prohíbe de forma absoluta la venta, intercambio o alquiler de las bases de datos personales de los Asistentes a terceras empresas ajenas al ecosistema del festival para fines comerciales o publicitarios propios de estas.

Cláusula Sexta: Derechos del Titular de los Datos (Ejercicio de Derechos ARCO)

De conformidad con el Capítulo III de la Ley 81 de 2019 de Panamá, el Titular de los datos personales goza de derechos irrenunciables sobre su información, conocidos técnicamente como Derechos ARCO, detallados a continuación:

• •Derecho de Acceso: Permite al Titular obtener de la Organización la confirmación de si sus datos están siendo tratados, en qué condiciones y bajo qué estructura técnica.
• •Derecho de Rectificación: Faculta al Titular a exigir la corrección, actualización o modificación de sus datos personales cuando estos sean inexactos, incompletos, erróneos o falsos.
• •Derecho de Cancelación / Eliminación: Permite al Titular solicitar el borrado definitivo de sus datos personales de las bases de datos de la Organización cuando considere que ya no son necesarios para las finalidades que fueron recolectados, o cuando la relación contractual haya finalizado.
• •Derecho de Oposición: Permite al Titular oponerse, por motivos legítimos y fundados, a que la Organización trate sus datos personales para fines específicos, tales como el envío de comunicaciones publicitarias directas o mercadeo.
• •Derecho de Portabilidad: Derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, para ser transferidos a otro responsable del tratamiento si el proceso se realiza por medios automatizados.

Cláusula Séptima: Conservación y Destrucción Segura de la Información

Los datos personales del Titular serán conservados en los sistemas de la Organización únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades operativas del festival, la gestión financiera del Cashless y la auditoría de cuentas posterior. Una vez concluidas las obligaciones contractuales y fiscales derivadas de la edición de Vibes Fest Panama 2026, la Organización mantendrá los datos de contacto (nombre y correo electrónico) en un registro histórico automatizado con el único fin de remitir invitaciones y promociones sobre las futuras ediciones anuales del festival, siempre y cuando el Titular no ejerza su derecho de cancelación u oposición. Las imágenes de seguridad captadas por el sistema de CCTV que no registren incidentes delictivos serán eliminadas de forma automática en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario tras la finalización del Evento.

Cláusula Octava: Protocolos de Seguridad de la Información

Vibes Inc. ha implementado medidas de seguridad de índole técnica, física, lógica y administrativa proporcionales a la sensibilidad de los datos tratados, destinadas a proteger la información personal contra destrucción accidental, pérdida fortuita, alteración no autorizada, acceso ilícito, hackeos o divulgación indebida. Estas medidas incluyen la encriptación de datos en tránsito a través de protocolos seguros HTTPS/TLS, controles estrictos de acceso restringido para el personal de producción, auditorías de software en la aplicación móvil y almacenamiento en infraestructuras de nube de alta seguridad.

Cláusula Novena: Modificaciones Unilaterales a la Política de Privacidad

La Organización se reserva la facultad jurídica exclusiva de revisar, enmendar, actualizar o modificar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento y sin previo aviso individualizado, con el propósito de adecuarla a nuevas reformas legislativas en materia de protección de datos, directrices vinculantes emitidas por la ANTAI o cambios operativos internos en la plataforma del festival. Toda modificación entrará en vigencia inmediatamente después de su publicación en el dominio vibesfestpa.com, indicando la fecha de la última revisión al calce.